Eventarrangørens udfordringer og den eksterne leverandør

oprettet d.

Eventarrangørens udfordringer og den eksterne leverandør

 

Hvad skal du som arrangør være opmærksom på?

Er du arrangør og skal du inden for den nærmeste fremtid have et offentligt event på benene? Så er der flere ting du som arrangør skal have med i dine overvejelser.

Om det er et kulturelt, et musikalsk eller et sportsevent i det offentlige rum, så har du flere forhold som du skal være opmærksom på. Blandt andet, holder budgettet, henvender eventet sig til den korrekte målgruppe, have styr på sikkerheden, sørge for at der er taget kontakt til og givet tilladelser fra relevante offentlige myndigheder. Og måske det allervigtigste: Har du fat i den rigtige eksterne leverandør til at løfte opgaven?

 

Vær tidligt ude

Du har travlt med at arrangere dit kommende event og vil derfor gerne være på forkant med alle de beslutninger og overvejelser som ligger her i. Det kræver i første omgang at du allerede har etableret den første kontakt til en ekstern leverandør. For du kan være helt sikker på, at disse har lige så travlt, som du selv har. De har måske allerede lige netop det du skal bruge ude andetsteds på den specifikke dag hvor dit event løber af stablen: Om det er selve musikeren til koncerten på byens torv, eller den scene som musikeren skal optræde på, overdækninger til publikummet eller et helt fjerde punkt. Sørg derfor altid at være tidligt ude.

Først skal du og dine medarrangører gøre op med jer selv, om hvad der er behov for til arrangementet? Hvad råder I ikke selv over og hvilken ekstern leverandør kan levere disse produkter?

Det kræver noget research på de potentielle leverandører der er på markedet. For hvem er den rette til at løfte opgaven? Herunder om de har det rette produktsortiment, tidligere erfaring og har de og deres produkter den rette profil til at understøtte og videreføre jeres eventkoncept?

 

Er sikkerheden i top?

Skal du arrangere et event som kræver større konstruktioner i form af scener, telte og overdækninger som primært henvender sig til det offentlige rum, i form af koncerter, byfester, festivaler osv.  Så er det immervæk vigtigt at denne leverandør har stor erfaring og viden inden for området, og at disse oftest store  konstruktioner er både certificerede og sikkerhedsgodkendte. Så skal du som arrangør ikke tænke over disse forhold som kræver godkendelse af myndighederne i den pågældende kommune, samt om  de teknikere som opstiller disse, arbejder under overenskomst og ordnede forhold.

På denne måde vil du som arrangør der er ansvarlig for både eventet og de deltagende, være helt sikker på at du  har handlet efter bogen og der intet er at komme efter. Lige ud over tilfredse gæster og et veludført event!

 

 

Tips

Hav styr på de eksterne elementer og vær ude i god tid, både for din egen, leverandørens og i sidste ende for gæsternes skyld.

Rådgiv dig hos leverandøren og udnyt den erfaring og ekspertise de har og kan levere på området, da omgivelserne og det visuelle indtryk som tiltaler de deltagende, oftest løfter og bære et event helt til tops. 


Ingen kommentar(er)
Skriv din kommentar